Excel Función If

Siguiendo con los artículos de Ofimática, en particular Excel, hoy les mostrare como utilizar una función que es básica para el usuario sofisticado de Excel. La función en ingles se llama If, y en las versiones en español se llama Si, y nos permite indicarle al Excel que el resultado de una formula puede depender de alguna condición.

La función If tiene una lógica que es muy simple y a la vez muy potente. Debemos indicar tres cosas:

1.- La condición (pregunta) que tiene que devolver si o si, Verdadero o Falso
2.- El resultado (respuesta) en caso que la evaluación de la condición sea Verdadero
3.- El resultado (respuesta) en caso que la evaluación de la condición sea Falso

La estructura de la Formula es la siguiente

=IF(1-condición;2-verdadero;3-falso)

Mostremos un ejemplo que es la mejor manera de entender. Digamos que tengo una planilla con alumnos (Columna A) y sus edades (Columna B). Yo quiero agregar una columna donde me informe que ya es mayor de 15 años (Columna C). Asumiendo que los títulos de las columnas están en la Fila 1, en la celda A2 diría "Palmiro Caballasca", en B2 diría "14", y así para abajo.

En la Celda C2 deberíamos ingresar una formula así (recuerden que las formulas siempre ingresan con el signo igual (=) para que Excel entienda que es una formula):

=IF(B2>15;"Mayor de 15";"") ---> En Excel ingles
=SI(B2>15;"Mayor de 15";"") ---> En Excel español

En otras palabras estamos indicando que el resultado de C2 depende de si el contenido de B2 es mayor o menor que 15. Si es mayor, queremos que muestre el texto "Mayor de 15", y sino que no muestre nada (""). Ahora solo copiamos la formula para todas las celdas de la Columna C y listo.

Presten atención que si en la celda B2 dice 15 entonces no muestra "Mayor de 15" puesto que 15 no es mayor que 15, sino que 15 es igual a 15. Si queremos que nos diga cuando ya ha cumplido 15, podemos solucionarlo de dos maneras. La primera es cambiando el 15 por el 14 en la condición. La segunda es cambiando el Mayor (>) por el Mayor o Igual (>=).

Alternativamente podríamos querer que en la segunda opción (el falso) nos muestre algo, por ejemplo el texto "Menor de 15". Entonces la formula quedaría así:

=IF(B2>=15;"Mayor de 15";"Menor de 15")
=SI(B2>=15;"Mayor de 15";"Menor de 15")

También podemos ingresar números (pero hay que hacerlo sin comillas), otras celdas, e incluso formulas.

Veamos un ejemplo nuevo. En una planilla tenemos las siguientes Columnas

Columna A - Cliente
Columna B - IVA
Columna C - Subtotal
Columna D - Total

Y queremos que si en IVA dice S (de Si obviamente) entonces en el Total multiplique el Subtotal por 12% (un sueño no?), y si dice N (o dice cualquier otra letra que no sea la S), entonces no multiplique. La formula en la Celda D2 seria algo así:

= IF(B2="S";C2*1.12;C2)

La lógica es así: Si B2 es igual a S, entonces mostrar en esta celda (D2) el valor de C2 multiplicado por 1.12 para agregarle el 12%. Si no es igual a S, entonces muestra el valor de C2 así como esta.

Un ejemplo mas que fue la inquietud de David, por el cual escribo este artículos. La inquietud fue hacer una formula en la que si el numero es positivo, entonces mostrarlo tal cual esta, pero si es negativo, mostrar un 0. Este es un claro ejemplo de la función IF en Excel. La formula seria algo así, teniendo en cuenta que el valor esta en A2

= IF(A2>0;A2;0)

Tan simple como eso!!!

Por ultimo aclarar que las funciones IF y SI funcionan tanto en Excel (Office) como en Calc (OpenOffice) de la misma manera, y que debes reemplazar los ejemplos por IF o SI dependiendo del idioma en el cual hayas instalado tu Software de Oficina.