Porcentaje de Notas de Alumnos

Cristina ha preguntado en un comentario de otro artículo (y no es la primera vez que recibo esta misma consulta), como hacer para calcular que porcentaje de alumnos sacó cada nota en una Planilla de Excel. Por ejemplo, cuantos alumnos sacaron "Suficiente", cuantos "Insuficiente", y cuantos "Notable". Por lo menos eso entendí yo.

Es un caso típico de Porcentaje distribuido que también se puede aplicar a ventas y otros ejemplos financieros, aunque curiosamente en este blog he recibido mas consultas por maestras que quieren saber promedios de notas de los alumnos, que empleados con promedios de ventas. Personalmente me alegro mas de ayudar a formar personas que de fabricar repuestos para motos, pero dejemos la filosofía de costado y vamos con el ejemplo.

Como siempre aclaro que para los vagos que no quieren esforzarse, al final del artículo encontrarán un link para descargar esta planilla, aunque recomiendo siquiera leer la explicación para poder adaptarla a sus necesidades específicas.

Estructura de la Planilla de Excel

Para realizar esta planilla usaremos varios conceptos pero antes armemos nuestra estructura. Los titulos para nuestro ejemplo serán en las columnas:

A: Alumnos
B: Nota
C: Insuficiente
D: Suficiente
E: Notable

Si quieren agregar mas tipos de notas deben agregar mas columnas, pero eso veremos luego de entender el ejemplo. Los titulos los ponemos en la FILA 3 para dejar espacio y poder agregar un titulo de la Planilla.

La cargamos con datos de nombres de alumnos, y en la columna Nota (Columna B) ponemos letras para identificar la nota. I es Insuficiente, S es Suficiente, N es Notable.

Identificar la Nota

El siguiente paso es identificar la nota para sumarla en la columna correspondiente. Para ello usaremos el Si Condicional de Excel.

En la Celda C4 escribimos la fórmula para que detecte si esa Nota es la de ese Alumno. La fórmula sería algo así.

=SI($B4="S";1;0)

Aclaro que el signo $ que está antes de la B es para Fijar la Columna para poder copiarla mejor luego.

Básicamente estamos diciendo que si la nota de ese alumno es una S (Suficiente), escriba un 1 y sino lo es, escriba un 0.

Así en la Celda D4 y en la Celda E4 copiamos la fórmula de C4 y le modificamos la letra respectivamente para que queden así:

=SI($B4="I";1;0)
=SI($B4="N";1;0)

Ahora copiamos estas tres fórmulas hacia abajo para TODA LA LISTA de Alumnos. Bien, ya tenemos identificadas con números las notas de los Alumnos.

Total de Notas y Porcentajes

El siguiente paso es sumar según la nota los totales. Al final de la lista (suponiendo que el último alumno está en la Fila 12) en la Celda C14 ponemos una SUMA de todos los 1 por cada nota.

=SUMA(C4:C12)

Luego agregamos una Fila con el Total de alumnos. En la Celda C15 escribimos:

=CONTAR(C4:C12)

que nos dará la cantidad de números existentes (0 y 1) lo cual es equivalente a la cantidad de Alumnos.

Para terminar las fórmulas solo debemos, en la Celda C16 hacer una regla de tres simple (vamos Maestras que esto es fácil para ustedes!).

=C14*100/C15

Listo! Ya tenemos el porcentaje de alumnos que sacaron Insuficiente!

Copiamos estas últimas tres fórmulas hacia las otras notas y ya tenemos la planilla lista.

Descargar la Planilla

Los que quieran ayudarse o simplemente tengan fiaca de escribir, pueden descargar la Planilla de Porcentaje de Notas de Alumnos.

Espero que les sea claro y no duden en consultar en los comentarios.