Puntos y Comas en Excel

Tanto en Excel (Microsoft Office) y Calc (OpenOffice) el tema de los puntos y comas es conflictivo, especialmente cuando queremos importar datos desde un archivo de textos. En este caso he recibido en el Formulario de Consultas, una consulta (valga la redundancia!) de Sonia, preguntando lo siguiente:

Resulta que he pasado una información que estaba en .txt a .xls, pero la columna que contiene valores de pesos esta como sigue por ejemplo

12170,273, pero lo que realmente quiere decir esto es que es 12.170.273, no he podido convertirlo a numero a pesar de que si lo puedo volver entero pero se me pierden los tres últimos números para el caso el 273 y pone unicamente cero.

Gracias por ayudarme.

El problema de Sonia es el de muchos que quieren que Excel entienda los números como números, pero los entiende como textos. Esto se produce por la configuración regional distinta. Aquí el archivo de texto recibido tiene la configuración regional americana, y Sonia (como muchos de nosotros) la tiene en Latinoamericano.

Tres soluciones posibles para este problema:

Buscar y Reemplazar

La primera solución es usando el Buscar y Reemplazar de Excel (o Calc) que es un poco complicado pero funciona y tiene la ventaja de funcionar para TODOS los tipos de configuraciones regionales. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Seleccionamos todas las celdas que contienen los números que queremos corregir, o sea, los "barremos" con el mouse hasta que queden seleccionados todos.

2. Presionamos CTRL+B (en inglés CTRL+F) y se abre la ventana de Buscar y Reemplazar. Buscamos el botón Mas Opciones (o algo así) y marcamos la casilla que dice "Solo Celdas Seleccionadas". Esto es para que no modifique datos en otras celdas que pueden contener puntos y comas.

3. En el campo Buscar escribimos "," (una coma pero SIN LAS COMILLAS). En el campo Reemplazar escribimos "C" (SIN COMILLAS), y clickamos en Reemplazar Todo.

4. Sin cerrar esa ventana volvemos a rellenar los campos. En Buscar escribimos "." (sin comillas), y en Reemplazar escribimos "," (sin comillas). Clickamos en Reemplazar Todo.

5. Por último y sin cerrar esa ventana, volvemos a rellenar los campos. En Buscar escribimos "C" (sin comillas) y en Reemplazar escribimos "." (sin comillas).

Listo! Basicamente lo que hicimos fue reemplazar puntos por comas usando un intermedio ("C") para que no se confunda el Excel.

Usando Fórmulas

Otra opción para solucionar este problema de Puntos y Comas, es usar las fórmulas de Excel. Este método tiene la ventaja de ser MUY FÁCIL de implementar ya que consiste en copiar y pegar una fórmula para todas las filas, pero no sirve para todos los casos, y si el caso es diferente del ejemplo que voy a dar, tienen que adaptar la fórmula.

En el caso de Sonia tenemos un archivo de textos que nos trae números que usan la coma como separador de miles, y el punto como separador de decimales. Pero un dato importante es que tan solo usa el separador de miles para los miles. Suena raro? Me refiero a que el número es 15123.324.00 y no 15,123,324.00 (noten que uno tiene separador de miles en millones también). Si este es tu caso, entonces sigue los siguientes pasos:

1. Supongamos que la columna con los "valores de texto" es la Columna C y la primera fila de datos es la Fila 2. Entonces vamos a la celda D3 y escribimos la siguiente fórmula:

=VALOR(CONCATENAR(EXTRAE(C3;1;HALLAR(",";C3)-1);EXTRAE(C3;HALLAR(",";C3)+1;3);",";EXTRAE(C3;HALLAR(".";C3)+1;2)))

Si, pueden copiar y pegar! Si la Columna y la Fila es diferente, presten atención que donde la fórmula dice C3 tiene que apuntar al "número de texto".

2. Luego copiamos la fórmula y la pegamos para abajo hacia todas las filas que tengan datos.

Listo! Lo que hace la fórmula es "cortar" el texto en tres: Antes de la coma, despues de la coma, y despues del punto, y los vuelve a unir, quitando la coma y reemplazando el punto de los decimales por otra coma.

La función la probé en mi Ordenador y funcionó perfecto. De ahí en mas pueden aplicar sumas, restas, y todo tipo de operaciones matemáticas porque Excel y Calc lo entienden como un número (al fin!).

Cambiar la Configuración Regional

Si no quieren complicarse con esas soluciones, y lo único que hacen con Excel es esto, pueden intentar cambiar la Configuración Regional y ponerla como americana para que Excel y todos los programas entiendan que la coma es separador de miles y el punto separador de decimales.

Para cambiar la Configuración Regional deben ir al Panel de Control de Windows (y NO DENTRO DE EXCEL) y Configuraciones Regionales. No explico como hacer exactamente porque es un poco diferente en Windows XP, Windows Vista, y Windows Seven (Ni que hablar de Ubuntu).


Espero que les haya servido, particularmente a Sonia, y que puedan llevarse bien con los puntos y comas en Excel.